CMS позволява да се опрости разработката на сложни уеб ресурси, осигурява набор от готови блокове, улеснява управлението сайта, намалява усилията, които се изискват за промяна на съдържанието. Съвременните системи за управление, предлагат набор от допълнителни услуги, като например събирането на статистически данни, разграничаване между правата на отделните потребители, разрешават прехвърлянето на съдържанието на други платформи.
Предимства:
– лесно и бързо създаване на сайта;
– намаляване на времето и разходите за разработка;
– бързо и ефективно управление на информацията, не изисква професионално техническо обучение, за да се използва;
– голям брой функции, намаляване на времето и разходите за развитие на различни функции и предоставянето на допълнителни услуги – услуги за търсене, форуми, анкети и др., които изискват взаимодействие с потребителя;
– подобряване на качеството на разработката и промените по сайта. При разработката се използват напълно или частично готови модули, които вече са били многократно тествани;
– ниска цена, като някои от системите за управление на съдържанието дори са безплатни, като Drupal, Joomla и WordPress, а други могат да бъдат достъпни чрез абонамент. Въпреки че абонаментите могат да бъдат скъпи, не се налага да се наемат разработчици на пълно работно време, което може да намали крайната цена.
– намаляване на разходите за по-нататъшни промени чрез разделяне на съдържание и неговото представяне, което прави много по-лесна промяната на външния вид на сайта, отколкото в статичен сайт;
– намаляване на разходите за поддръжка, ако въобще има такива, тъй като собственикът на сайта може да направи желаните от него промени, без уебмастъра или разработчиците;
– лесни за инсталиране и качествена документация;
– може да бъде успешно интегрирана във вътрешната корпоративна информационна система и да служи за организация на документите;
– икономически целесъобразно е при организиране на вътрешни корпоративни системи и информационни портали.
– лесно персонализиране. Създава се универсално оформление, което прави страниците да имат обща тема и дизайн, без много програмиране. С много от инструментите на CMS може да се използва влачене и пускане (drag and drop) за проектиране на дизайна.
– лесни за използване – CMS са проектирани за нетехнически лица. Простотата в дизайна на администраторския интерфейс позволява на мениджърите на съдържанието на уеб сайта и на други потребители да актуализират съдържанието без много опит в програмирането.
– управление на работния процес. CMS осигуряват възможност за контрол как съдържанието да се публикува, кога да се публикува, и кой го публикува.
– вградени механизми за оптимизиране за търсачки (SEO).
Голямо предимство на системите за управление на съдържанието е, че те могат да бъдат с вградена оптимизация за търсачки. Системите за управление на съдържанието позволяват публикуването на информация много лесно, което означава, че могат да се поставят повече страници в индекса за търсене и има по-големи шансове за свободен органичен трафик от търсачките
Това не означава, че всяка система за управление на съдържанието ще бъде с вградена поддръжка за оптимизация за търсачки. Много патентовани и с отворен код CMS изискват допълнителна работа за да се превърнат в SEO friendly. Но някои CMS с отворен код, като Drupal и WordPress притежават доста вградени функции за SEO.
Недостатъци:
– разходи за осъществяване – за големите мащабни проекти може да се наложи обучение, планиране и сертификати;
– разходи за поддръжка – CMS може да изискват лиценз за актуализации, надграждания и поддръжка на хардуер;
– латентност – големите CMS могат да изпитат латентност, ако хардуерна инфраструктура не е актуална, ако базите данни не се използват правилно или ако уеб кеш файловете трябва да се презареждат всеки път когато данни се обновят;
– URL адресите на много CMS се генерират динамично с вътрешни параметри, те често не са достатъчно стабилни и търсачките не могат да разчитат на тях.
WordPress 