Системата за управление на съдържанието или Content Management System (CMS) е компютърен софтуер, който подпомага своите потребители в процеса на управление на съдържанието. Тя улеснява организацията, контрола и публикуването на големи количества документи и друго съдържание, като изображения и мултимедийни ресурси. Системата за управление на съдържанието улеснява съвместното създаване на документи от различни потребители.[5]
CMS е компютърно приложение, чрез коeто потребителите извършват създаване, редактиране, управление, търсене, и публикуване на различни видове съдържание. Това приложение често се използва за публикуване, съхранение, контролиране и обновяване на съдържанието във вид на новини, статии, икономически субекти, наръчници, технически ръководства, маркетингови брошури и др. Управляваното съдържание може да включва компютърни файлове, изображения, аудио файлове, видео файлове, електронни документи и друг тип уеб съдържание. Най-често тези системи дават възможност на много редактори да работят по различни части на съдържанието, по едно и също време или един след друг.
С пикът на развитие на технологиите през последните години се е наложило и разграничаване на няколко отделни типове системи за управление на съдържанието. Общоприета е класификацията в зависимост от функционалността, която те предоставят:
- Системи за управление на корпоративно съдържание (Enterprise content management systems, ECMS);
- Системи за управление на учебно съдържание (Learning Content Management Systems, LCMS);
- Системи за управление на компонентно съдържание (Component content management system , CCMS);
- Системи за управление на уеб съдържание (Web content management systems, WCMS, Web CMS или WCM система).[2]
Съвременните системи за управление на съдържанието са взаимно свързани и се застъпват границите на посочените основни типове.
Например, една система за управление на корпоративно съдържание трябва да има функции за управление на уеб съдържание. Системите за управление на корпоративно съдържание се използват за събиране, управление, съхраняване и доставяне на съдържание (документи) свързано с процесите в организацията. Системите за управление на учебно съдържание се използват за разработване, управление, поддържане и доставяне на учебно съдържание. Система за управление на компонентно съдържание е специализирана в създаването на документи от съставни части. Тези компоненти могат да бъдат използвани в друг документ или в множество документи. Всеки компонент се съхранява само един път в системата за управление на съдържанието и се използва повторно рамките на един документ или през множество документи. Това гарантира, че съдържанието е в съответствие навсякъде в документацията. Системите за управление на уеб съдържание са програми, които помагат за поддържане, контролиране, променяне и сглобяване на съдържанието на уеб сайт.
Съхранението на съдържанието става в база данни и се сглобява с използването на език като XML или NET. Потребителят комуникира със системата чрез уеб браузър, чрез които може да редактира части от структурата и да поддържа и добавя към уеб страниците без никакво програмиране или HTML умения. Поради това е необходимо системата да поддържа следните функционалности:
- автоматизирани шаблони, които могат да бъдат променени лесно на едно място и след това се движат през цялата системата;
- лесно редактиране на съдържанието;
- редовни актуализации и придържане към уеб стандартите;
- разширяемост, чрез плъгини или разширения;
- лесен работен поток (Workflow);
- управление на жизнения цикъл на съдържанието, от създаването до окончателното изтриване;
- контрол на версиите на уеб страниците.
Уеб базираната система за управление на съдържанието обхваща цялостния жизнен цикъл на уеб страниците на сайта – от осигуряването на прости инструменти за създаване на съдържанието, до публикуването му и архивирането му. Тя също осигурява възможността за управление на структурата на сайта, външния вид на публикуваните страници и навигацията, осигурена за потребителите. [3]
Жизнения цикъл на уеб съдържанието се поделя на етапи. Различните автори определят различен брой “етапи” или “фази” в жизнения цикъл на уеб съдържанието, обикновено между 2 и 7. Tова за което те са единодушни е, че необходимата технология за управление на жизнения цикъл е уеб система за управление на съдържанието. Тя може да осигури управление на жизнения цикъл на съдържанието през целия период на неговото съществуване от момента на създаването до момента на унищожаването му.
Според нас най-обосновано е жизненият цикъл на електронното съдържание да бъде диференциран на 5 основни фази:
- Създаване (Сreate) – тази фаза включва също планиране и проектиране;
- Актуализиране (Update) – контролиране, преработване и подобряване;
- Публикуване (Publish) – проверяване и одобряване, че съдържанието изглежда по подходящия начин и е на правилното място;
- Aрхивиране (Archive) – необходимо е за предоставяне на информация за повторно използване или за осигуряване на резервно копие;
- Пемахване (Retire) – унищожаване на излязлото от употреба съдържание.[5]
Управлението на потребителите включва създаване, промяна и изтриване на потребителски акаунти на отделни потребители и групи за да се присвоят права за работа с отделни елементи от съдържанието. Управлението на съдържанието е съвместен процес и често включва следните основни роли и отговорности:
- Автор на съдържанието – отговорен за създаването и редактирането му;
- Редактор – отговорен за проверката на съдържанието и за начина му на поднасяне на читателите;
- Издател – отговорен за публикуването на съдържанието за употреба;
- Администратор – администраторът управлява потребителите и правата, които има всеки от тях върху съдържанието. Той поддържа и архивирането на сайта;
- Потребител – човекът, който чете или възприема съдържанието, след като то е публикувано.
Основните характеристики на една система за управление на съдържанието са следните:
Автоматизирани шаблони. Създаване на стандартни шаблони за извеждане, които могат да се прилагат автоматично за ново и съществуващо съдържание, което позволява да се промени облика на цялото съдържание от едно централно място.
Контрол на достъпа. Някои системи за управление на уеб съдържание (WCMS) поддържат потребителски групи. Потребителските групи позволяват да се контролира взаимодействието на регистрираните потребители със сайта. Дадена страница на сайта може да бъде ограничена до една или повече групи. Това означава, че за определени потребители може да бъде отказан достъп до страницата.
Разширяемост. Повечето съвременни WCMS имат възможност за разширяване в зависимост от настройките на сървъра. WCMS може създават микросайтове / уеб портали в рамките на основния сайт.
Лесна редактируемост на съдържанието. След като съдържанието е отделено от визуалното представяне на даден сайт, то обикновено може много по-лесно и по-бързо да се редактира и манипулира. Повечето WCMS включват WYSIWYG инструменти за редактиране, позволяващи на нетехнически потребители да създават и редактират съдържанието.
Мащабируеми функции. Повечето WCMS включват плъгини или модули, които могат лесно да се инсталират, за да разшири функционалността на съществуващ сайт.
Обновяване на уеб стандартите. Активните WCMS обикновено получават редовни актуализации, които включват нови възможности и поддържат системата до актуалните уеб стандарти.
Управление на работния процес. Създаване на цикъл на последователни и паралелни задачи, които трябва да бъдат изпълнени в CMS. Например, един или много творци могат да представят една история, но тя не се публикува докато главния редактор не я одобри.
Сътрудничество. CMS софтуера може да действа като платформа за сътрудничество, позволяваща със съдържанието да работят един или много упълномощени потребители. Промените могат да бъдат проследени и разрешени за публикуване или игнорирани и върнати към стари версии.
Упълномощаване. Някои CMS дават възможност за различни групи потребители да разполагат с ограничени привилегии над специфично съдържание на сайта и носене на отговорност за управление на съдържанието.
Управление на документи. CMS софтуера може да осигури средства за съвместно управление на жизнения цикъл на документ от първоначалното създаване, преразглеждане, публикуване, архивиране и унищожаване на документ.
Виртуализация на съдържанието. CMS софтуера може да предостави средство, което позволява на всеки потребител да работи във виртуално копие на целия сайт, документ.
Разпространение на съдържание. CMS често съдейства за разпространение на съдържание чрез генериране на RSS и Atom потоци от данни към други системи.
Многоезичност. Възможност за показване на съдържание на множество езици.
Версии. CMS софтуера може да запазва различни версии на документите, което позволява на оторизираните редактори да извлекат предишните версии и да продължат работата от избрана точка, защото може да се наложи да се върне предишно копие.[4]
Има широк кръг от предимства, до които може да доведе внедряването и използването на CMS:
- Намаляване на разходите по поддръжка на сайта;
- Добре организиран процес по създаване на съдържанието;
- По-бързо създаване на нови страници и обновяване на страници;
- По-голяма съгласуваност;
- Подобряване на навигацията на сайта;
- По-голяма гъвкавост на сайта;
- Поддръжка на децентрализирано създаване на съдържание;
- По-голяма сигурност;
- Намаляване на дублирането на информация;
- По-големи възможности за разрастване на сайта.
По този начин всяка една организация с интернет сайт може да спести време и средства за обучение на персонала за публикуване на съдържание. Намалява се също работата на IT отдела по промени в уеб сайта. Системата намалява и времето за публикуване, позволявайки по-бърз достъп до вече публикуваното съдържание. Това е важен резултат за модерната организация. Колкото по-бърз е достъпът до публикуваното съдържание, толкова по-актуално и значимо е то.
Освен гореизброените, особено важно предимство, което системата за управление на съдържанието може да осигури е подпомагането на бизнес целите и стратегиите на организацията, като например повишаване на продажбите, увеличаване на потенциалните клиенти, повишаване на доверието на потребителите и подпомагане на връзките с клиенти.
Съществува връзка между системите за управление на съдържанието и другите информационни системи в организацията, включително:
- Управление на документи;
- Управление на записи;
- Управление на електронна информация.
В момента тези системи обикновено се продават по отделно и постигането на съвместимост между тях не е лесно. Напредък в това отношение постига създаването на така наречените системи за управление на фирмено съдържание (Enterprise Content Management Systems – ECMS), които комбинират централна система за управление на съдържанието с други инструменти за управление на пълния набор от информация съществуваща в рамките на организацията. Тези системи са все още относително недоразвити и не е постигнато съгласие по въпроса какви възможности трябва да включват. В следващите няколко години се очаква рязко разширяване на пазара на такива системи и на покачване на интереса към тях.
В момента на пазара съществуват стотици системи за управление на съдържанието, които имат различни възможности и силни страни. Затова всяка организация, която желае да внедри и използва CMS трябва да отдели време да определи своите бизнес правила и изисквания към системата и след това подробно да изследва и оцени предимствата и недостатъците на съществуващите в момента на пазара CMS и доколко те са подходящи за нейните цели и дейности. Всяка организация има уникален набор от изисквания към CMS, затова не съществува решение, което да удовлетвори напълно всички от тях. По тази причина ръководителите трябва да отделят достатъчно време и средства за проучвания, за да изберат относително най-доброто решение от съществуващите на пазара.
Тъй като системите за управление на съдържанието са относително нов продукт на пазара и все още много организации не са запознати добре с тях, те имат потенциала силно да разширят своите пазарни позиции и да опростят значително създаването и поддръжката на Интернет и интранет сайтове.
WordPress 