Изисквания при изборa на система за управление на съдържанието

Изборът и имплементирането на система за управление на съдържанието може да бъде един от най-големите IT проекти, предприемани от много организации. С разходи, измерващи се понякога в милиони долари изборът на правилния CMS пакет е жизнено важен. С толкова много производители и продукти на пазара сравнението между тях може да е много трудно. Поради тези причини подготовката и дисциплинираният подход към този процес на оценка са критични.

В тази точка ще бъдат разгледани някои идеи и препоръки и ще бъде предложен подход, който може да подпомогне една организация да установи своите индивидуални бизнес изисквания към CMS.

Бизнес цели и стратегии

Основният въпрос, на който трябва да си отговори всяка организация, желаеща да използва система за управление на съдържанието е защо ще се използва CMS. Преди да се установят индивидуалните изисквания към CMS трябва да се определят бизнес целите, които ще бъдат постигнати чрез внедряването й. Те трябва да отговарят на дългосрочните стратегии и насоки на бизнеса. Всяко изискване трябва да е свързано с една или повече бизнес цели. Това позволява да се идентифицират причините за изискванията и да се подредят по приоритет. Добра идея е в зависимост от големината и структурата на организацията, в екипа, който ще оценява и ще прави избор на система за управление на съдържанието да се включат членове от различни отдели, тъй като създаването на съдържанието, използването и поддръжката на системата често се извършват от цял екип и за различни секции от сайта отговарят различни хора.

Най-важно е да се определи вида на съдържанието, което ще се публикува. Това влияе пряко върху функционалността, която ще се изисква от системата.

Не съществува единствен най-добър списък с изисквания към CMS. Всяка организация има уникални потребности. Затова е добре да се използва структуриран подход за определяне на списъка с изисквания, за да се гарантира, че той ще бъде едновременно управляем и достатъчен.

Изискванията могат да се групират в следните категории:

• Създаване на съдържание;
• Управление на съдържание;
• Публикуване;
• Презентация;
• Бизнес изисквания.

Този списък обхваща целия жизнен цикъл на съдържанието от началното му създаване до предоставянето му на крайния потребител.

Създаване на съдържание

Това е функционалността, от която се нуждаят авторите на съдържание, използвайки CMS. Ключови изисквания от тази категория са:

–  Интегрирана среда за създаване на съдържание: CMS да осигурява мощна и удобна среда за авторите на съдържание. Тя им осигурява лесен достъп до пълния набор от възможности, осигурени от системата;

–  Разделяне на съдържанието от презентацията: Не е възможно да се публикува съдържание в множество формати без стриктно разделяне на съдържанието от презентацията. Форматирането на съдържание трябва да е базирано на стилове и да се извършва по време на публикуване, а не при неговото създаване;

–  Поддържане на множество потребители: CMS ще има много потребители, работещи по едно и също време. Затова тя трябва да осигурява възможности като потребителска автентикация и заключване на записите, за да се избегнат едновременни промени в съдържанието;

–  Single-sourcing (преизползване на съдържанието): Една и съща страница или дори параграф често са използвани в различен контекст или предоставяни на различни групи от потребители. Това е предпоставка за управление на различни платформи (Интернет, интранет) от един и същ източник на съдържание;

–  Създаване на метаданни: Използването на метаданни (автор, заглавие, дата на публикуване, ключови думи и др.) е много важно при управлението на големи хранилища от данни. То включва също индексиране на ключови думи, групиране и систематизиране на съдържанието;

–  Гъвкаво създаване на хипервръзки: Авторите създават множество хипервръзки между страниците и те трябва да остават стабилни при преструктуриране;

–  Нетехническо създаване на съдържание: Не трябва да се изисква от авторите да използват HTML (или други технически познания) докато създават страници;

–  Лесно използване и ефективност: За да бъде успешна една CMS създаването и управлението на съдържанието трябва да бъдат лесни и удобни.

Управление на съдържание

В основата на повечето CMS решения е централно хранилище, съпътствано от набор от инструменти за манипулиране и управление на съдържанието. Ключови изисквания от тази категория са:

• Контрол на версиите и архивиране: Стриктният контрол на версиите е необходим за архивиране и възстановяване на съдържанието при срив на системата;
• Работен процес: Децентрализираното създаване на съдържание разчита силно на мощен модел на работния процес, който да може да бъде лесно настройван и да е устойчив на организационни промени;
• Сигурност: Да са осигурени адекватни нива на сигурност, проследяване и контрол за да се запази целостта на съдържанието и защитата му от неоторизиран достъп;
• Интегриране с външни системи: CMS обикновено е една от множество системи, използвани за представяне на информация в Интернет или интранет сайт. Затова възниква необходимост от интегрирането й със съществуващите бизнес системи чрез отворени или индустриални стандарти;
• Създаване на отчети: CMS да осигурява широк кръг от отчети за потребителите и администраторите. В най-добрия случай системата трябва активно да следи и да дава информация за всички възникващи събития и конфликти. Желателно е също отчетите да могат да се настройват.

Публикуване

Средствата за публикуване вземат съдържанието от хранилището и генерират крайните страници. Ключови изисквания от тази категория са:

• Стилови множества: Външния вид да се контролира чрез използването на стилови множества. Това осигурява гъвкавост и разширяемост;
• Шаблони на страниците: Цялостното оформление на страниците да се специфицира чрез темплейти. Добре е да е осигурен нетехнически интерфейс за тяхното управление;
• Разширяемост: Да има възможност интегриране на отрязъци код за осигуряване на допълнителна функционалност на публикуването. CMS трябва да поддържа процес на непрестанни подобрения в дизайна на интерфейса;
• Поддържане на множество формати: CMS трябва да има възможност за публикуване на съдържание в множество формати като HTML, PDF, WAP и други. Добре е да има възможност за включване на поддръжка на допълнителни формати, които ще са необходими при появяването на нови стандарти. За да се постигне високо качество на всеки формат е жизнено важно да се разделя съдържанието от презентацията по време на създаването му. Това позволява да се използват различни стилови множества за всеки изходен формат;
• Персонализация: Възможност за предоставяне на различна информация въз основа или на потребителските профили или на метаданните на съдържанието. Това обикновено се изисква за големи портални уеб сайтове;
• Статистики за използваемостта: CMS да поддържа пълни статистики за използваемостта на сайта, включително най-популярни страници, най-търсена информация, дневна посещаемост и др. Тази информация позволява да се следи успеха на сайта и да се идентифицират проблеми при използването му.

Презентация

Публикуваните страници трябва да отговарят на определени стандарти. Ключови изисквания от тази категория са:

• Използваемост: Това обхваща аспекти като леснота на употреба и на усвояване. Използваемостта може да бъде установена чрез провеждане на тестове с реални потребители върху прототип на системата;
• Достъпност: CMS да отговаря на стандартите, като Инициативата за уеб достъпност на W3C (W3C Web Accessibility Initiative);
• Поддръжка на множество браузъри: Страниците да изглеждат по един и същи начин във всички по-използвани браузъри (Internet Explorer, Netscape, Opera и др.).
• Ограничена функционалност от страна на клиента: Да се определи кои технологии от страна на клиента (Java, JavaScript, Flash и др.) да се използват. Това е по-важно за Интернет сайт, отколкото за интранет;
• Скорост: Размерът на страниците трябва бъде ограничен, за да се гарантира, че времето за зареждане е приемливо за потребителите с различни методи за достъп до Интернет (LAN, модем, кабелен и др.);
• Валиден HTML: Всички страници да отговарят на текущите HTML спецификации. Това осигурява максимална съвместимост с различните браузъри и платформи;
• Ефективна навигация: Да е осигурена логична, изчерпателна и лесна за използване навигация за потребителите;
• Метаданни: Всички страници трябва да осигуряват достатъчно метаданни за съдържанието. Това позволява ефективно индексиране и търсене от страна на търсещите машини;
• Приятелски URL адреси: Това са URL адреси от вида http://www.myserver/myfolder/mypage.html, а не http://www.myserver/12345/mypage.php?x=abc&y=123 и осигуряват правилното индексиране на уеб сайта от търсещите машини.

Бизнес изисквания

Бизнес изискванията на организацията също трябва да бъдат удовлетворени. Ключови изисквания от тази категория са:

• Обучение: Производителят да е публикувал обучаващи материали за CMS и да може да осигури обучение за работа със системата;
• Документация: CMS да е съпроводена с пълна документация за потребители, администратори и разработчици;
• Гаранция: Да е осигурен гаранционен период за системата след нейната доставка;
• Поддръжка: Производителят да осигурява техническа поддръжка и обновяване на системата;
• Необходими ресурси: Хардуера, софтуера и операционната система, необходими за работа на CMS и интегрира ли се тя с вече съществуващите в организацията;
• Необходими умения: Какви знания и умения са необходими на служителите в организацията, които ще поддържат и настройват системата;
• Разходи: Какви фиксирани разходи за системата и разходи за всеки потребител са необходими. Второто е много важно за големи организации с множество служители;
• Съществуващи сайтове: Производителят да е осигурил списък на сайтове, където системата е била успешно имплементирана. Те могат да се сравнят с характеристиките и изискванията на организацията, където CMS ще се внедрява.